PEMERINTAH KABUPATEN
|
Nomor SOP | 001 |
| Tanggal Pembuatan | 8 Mei 2025 | |
| Tanggal Revisi | 9 Mei 2025 | |
| Tanggal Efektif | 5 Mei 2025 | |
| Disahkan Oleh |
Kepala Dinas,
-
Fransiskus Xaveris Lawing, S.E.,M.Si
Pembina Tingkat I (IV/b)
NIP. 19750314 199803 1 006
|
|
| Nama SOP | (Kepegawaian) SOP Pengelola Surat Masuk |
| Dasar Hukum: | Kualifikasi Pelaksana: | |
|
1. Permendagri nomor 54 tahun 2009 tentang Tata Naskah
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.
33. Permenpan nomor 6 tahun 2011 tentang Tata Naskah
|
1. memiliki kemampuan menganalisa permasalahan serta memutuskan serta menetapkan kebijakan secara baik, mengetahui tugas pokok dan fungsi sistem dan prosedur tata persuratan, pendidikan minimal AMA/SLTA
|
|
| Keterkaitan: | Perlengkapan dan Peralatan: | |
|
1. SOP Penerimaan Surat Masuk
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.
33. SOP Pengarsipan
|
1. buku agenda surat masuk, pulpen, lembaran disposisi, hvs, mesin fotokopi, staples dan isinya
|
|
| Peringatan: | Pencatatan dan Pendataan: | |
|
1. Jika pelaksanaan Prosedur Pengeloaan surat tidak dijalankan, maka alur dan proses penerbitan surat menjadi tidak berjalan, akibatnya unsur Pimpinan dan Unit Kerja menjadi terhambat pelaksanaan administrasinya
|
1. agenda surat masuk dan arsip surat masuk
|
|
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
(Kepegawaian) SOP Pengelola Surat Masuk
| No | Kegiatan | Pelaksana | Mutu Baku | ||||||
| Staf | Kasubbag Umum | Kadis | Sekr.Dinas | Kelengkapan | Waktu | Output | Deskripsi | ||
| 1 | menerima surat masuk dan membaca serta menelaah isi surat masuk |
|
Surat Masuk | 1 menit | Surat masuk | - | |||
| 2 | menugaskan ke staf untuk mengagendakan surat masuk |
|
Surat Masuk | 3 menit | Surat Masuk | - | |||
| 3 | mengagendakan surat dan memberikan lembar disposisi |
|
surat masuk dan lembaran disposisi | 5 menit | surat masuk dan lembaran disposisi | - | |||
| 4 | surat dinaikan ke Sekretaris untuk di baca isi surat |
|
Surat Masuk dan lembar disposisi | 5 menit | surat masuk dan lembar disposisi | - | |||
| 5 | membaca isi surat masuk dan di teruskan ke Kepala Dinas |
|
Surat Masuk dan Lembar disposisi | 5 menit | Surat Masuk dan lembar disposisi | - | |||
| 6 | membaca dan menelaah isi surat untuk didisposisikan sesuai dengan yang berkaitan dengan isi surat |
|
surat masuk dan lembaran disposisi | 10 menit | surat masuk dan lembaran disposisi | - | |||
| 7 | menerima kembali surat masuk yang sudah didiposiskan Kepala Dinas dan dan mengisi lembaran disposisi sesuai dengan arahan lembaran disposisi |
|
surat masuk dan lembaran disposisi | 5 menit | surat masuk dan lembaran disposisi | - | |||
| 8 | surat masuk didistribusikan sesuai dengan arahan disposisi dan di arsipkan |
|
surat masuk | 10menit | surat masuk di distribusikan dan diarsipkan | - | |||