PEMERINTAH KABUPATEN
|
Nomor SOP | 800/ /BPPD-TU.P/I/2025 |
| Tanggal Pembuatan | 6 Januari 2025 | |
| Tanggal Revisi | 9 Januari 2025 | |
| Tanggal Efektif | 13 Januari 2025 | |
| Disahkan Oleh |
Kepala Badan,
-
Albertus Lung,SE
Pembina (IV/a)
NIP. 19720624 200003 1003
|
|
| Nama SOP | Pengendalian Surat Masuk |
| Dasar Hukum: | Kualifikasi Pelaksana: | |
|
1. 1.Undang-undang Nomor 23 Tahun 2014,tentang pemerintah daerah;
2. 2.Permen pendayagunaan Aparatur Negara Nomor : 35 Tahun 2012,tentang pedoman susunan standar operasional prosedur (SOP) Administrasi pemerintah
3. 3.Peraturan Daerah kabupaten Mahakam ulu Nomor : 14 Tahun 2016 tentang pembentukan dan penysunan tingkat daerah mahakam ulu.
4. 4.Peraturan Bupati Mahakam Ulu Nomor : 27 Tahun 2006 Tentang Organisasi dan tata kerja perangkat daerah.
|
1. 1.Pendidikan minimal SLTA
2.
3.
4.
5. 2.Pernah mengikuti pendidikan dan latihan ketatausahaan
|
|
| Keterkaitan: | Perlengkapan dan Peralatan: | |
|
1. Pengendalian surat
|
1. 1.Buku agenda surat masuk
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9. 2. kartu disposisi/kartu pengendali
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17. 3. komputer/laptop dan printer
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25. 4. Alat tulis kantor
|
|
| Peringatan: | Pencatatan dan Pendataan: | |
|
1. Apabila SOP Pengendalian Surat Masuk tidak dilaksanakan maka surat masuk akan terlambat sampai tujuan.
|
1. Disimpan sebagai data elektronik dan manual
|
|
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Pengendalian Surat Masuk
| No | Kegiatan | Pelaksana | Mutu Baku | ||||||
| Staf | Kaban | Sekretaris | Kasubbag Umum & Apar | Kelengkapan | Waktu | Output | Deskripsi | ||
| 1 | Menerima surat dari unit kerja lain/stakeholder dan mencatat dalam agenda surat sesuai klasifikasinya serta dicatat dalam kartu kendali |
|
Kartu disposisi | 5 menit | Surat masuk | - | |||
| 2 | memilah surat sesuai dengan sifat surat (biasa dan rahasia),untuk surat rahasia disampaikan langsung ke kaban dan untuk surat biasa dibuka dan diberi lembar disposisi. |
|
Surat masuk | 2 menit | Surat masuk yang sudah dipilah | - | |||
| 3 | setelah diberi lembar disposisi surat diteruskan ke kasubag umum dan kepegawaian untuk diperiksa dan di teliti. |
|
surat masuk yang sudah dipilah | 5 menit | Surat masuk yang sudah di beri lembar disposisi | - | |||
| 4 | setelah diperiksa dan diteliti kasubag umum dan kepegawaian,surat disampaikan ke kaban untuk diberi disposisi |
|
surat masuk yang sudah diberi lembar disposisi | 1 jam | surat masuk yang sudah diperiksa kasubag.TU dan kepegawaian. | - | |||
| 5 | setelah di disposisi kaban ,surat diserahkan kekasubag umum dan kepegawaian |
|
surat masuk yang sudah diperiksa kasubag.TU dan kepegawaian | 5 menit | surat masuk yang sudah diberikan disposi kabag umum | - | |||
| 6 | menyerahkan surat kepada petugas untuk disampaikan kepejabat/pegawai sesuai dengan desposisi dari kaban. |
|
surat masuk yang sudah diberi disposisi oleh kaban melalui sekretaris | 5 menit | Surat Masuk yang sudah di disposisi oleh Kaban | - | |||
| 7 | menyampaikan surat kepada unit/pejabat terkait sesuai disposisi dari Kaban |
|
surat masuk yang sudah di disposisi Kaban | 5 menit | surat masuk yang sudah diberikan disposisi Kaban | - | |||
| 8 | Tindak lanjut : a. Surat yang tidak perlu ditindaklanjuti/diadminkan b. Surat yang memerlukan kajian dan harus dibalas dan ditindaklanjuti |
|
surat masuk yang sudah diberikan disposisi Kaban | 1 hari | siap untuk dikirim | - | |||