PEMERINTAH KABUPATEN
|
Nomor SOP | 800 / 030.4 / DPMK.01 |
| Tanggal Pembuatan | 6 Januari 2025 | |
| Tanggal Revisi | 8 Januari 2025 | |
| Tanggal Efektif | 13 Januari 2025 | |
| Disahkan Oleh |
Kepala Dinas,
-
Damianus Tamha, SE
Pembina Utama Muda (IV/c)
NIP. 19660215 200012 1 005
|
|
| Nama SOP | SOP Pengelolaan Arsip |
| Dasar Hukum: | Kualifikasi Pelaksana: | |
|
1. Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kersipan
|
1. Memiliki Kemampuan Pengumpulan Data,
2.
3. Memahami Tugas dan Fungsi Unit,
4.
5. Memahami Tugas dan Fungsi Jabatan
6.
7. Memahami Pengunaan Perangkat Komputer.
|
|
| Keterkaitan: | Perlengkapan dan Peralatan: | |
|
1. SOP Surat Keluar
2.
3. SOP Surat Masuk
4.
5. SOP Pengadaan ATK
|
1. Komputer, Printer, Scanar dan ATK
|
|
| Peringatan: | Pencatatan dan Pendataan: | |
|
1. Apabila Prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat pengelolaan Arsip
|
1. Disimpan Sebagai Dokumen Arsip
|
|
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
SOP Pengelolaan Arsip
| No | Kegiatan | Pelaksana | Mutu Baku | ||||
| Staf | Kepala Sub Bagian Umum Dan Kepegawaian | Kelengkapan | Waktu | Output | Deskripsi | ||
| 1 | Arsip yang di terima dicatat dalam buku Agenda Arsip dan diberikan kode klasifikasi dan tanggal penerimaan |
|
Agenda Kerja dan Tupoksi | 1 Hari | Arsip | - | |
| 2 | Arsip disimpan sesuai dengan system klasifikasi dan di susun dalam map,ordner, atau system digital |
|
Agenda dan Tupoksi Arsip | 5 Menit | Arsip | Per Satu Arsip | |
| 3 | Lakukan pengecekan kondisi arsip secara berkala, menghindari kelembapan dan papapran sinar langsung serta backup arsip digital secara rutin. |
|
Agenda Kerja/Tupoksi Arsip, ATK Pelubang Kertas | 5 Menit | Arsip | Per Satu Map | |
| 4 | Pemohon mengisi Formulir Peminjaman Arsip, petugas mencatat tanggal peminjaman dan batas waktu pengambilan. |
|
Agenda Kerja dan Tupoksi Arsip | 5 Menit | Formulir Peminjaman Arsip | Arsip | |
| 5 | Arsip yang jarang digunakan dipindahkan keruangan arsip inaktif dan memberikan lebel tanggal penyimpanan |
|
Agenda kerja dan Tupoksi Arsip | 5 Menit | Daftar Arsip Inaktif | Arsip | |
| 6 | Arsip yang habis masa retensi dan tidak memiliki nilai guna dilakukan penilaian dan pemusnahan setelah di setujui oleh pimpinan dan dibuat berita acara pemusnahan. |
|
Berkas Kearsipan | 5 Menit | Berita Acara Pemusnahan Arsip | Pemusnahan Arsip | |
| 7 | Dokumen dipindahi ( Scan ) dan disimpan dalam sistem Arsip Digital serta menggunakan struktur folder dan nama file standar |
|
Mesin Scan | 5 Menit | File Digital Arsip | Arsip | |