PEMERINTAH KABUPATEN
|
Nomor SOP | 800/ 194/ BPBD /X /2025 |
| Tanggal Pembuatan | 20 Oktober 2025 | |
| Tanggal Revisi | 23 Oktober 2025 | |
| Tanggal Efektif | 27 Oktober 2025 | |
| Disahkan Oleh |
Kepala Pelaksana,
BPBD
Agus Darmawan, S.Pd., M.Si
Pembina Tingkat I (IV/b)
NIP. 19790816 200312 1 008
|
|
| Nama SOP | Digitalisasi Data Pegawai |
| Dasar Hukum: | Kualifikasi Pelaksana: | |
|
1. Undang-Undang Peraturan Arsip Nasional Nomor 6 Tahun 2021 tentang Pengelolaan Arsip Elektronik
2. Peraturan Daerah Kabupaten Mahakam Ulu Nomor 3 Tahun 2020 tentang Penyelenggaraan Kearsipan
3. Peraturan Bupati Mahakam Ulu Nomor 11 Tahun 2021 Tentang Pedoman Klasifikasi Arsip di Lingkungan Pemerintah Daerah
4. Peraturan Bupati Mahakam Ulu Nomor 11 Tahun 2021 tentang Pedoman Klasifikasi Arsip di Lingkungan Pemerintah Daerah
5. Peraturan Bupati Mahakam Ulu Nomor 5 Tahun 2024 tentang Pedoman Penyusunan Perjanjian Kinerja, Rencana Aksi, Pegukuran Kinerja, Pelaporan Kinerja, dan Tata Cara Reviu atas Laporan KinerjaInstansi Pemerintah Daerah
6. Peraturan Bupati Mahakam Ulu Nomor 23 Tahun 2023 Tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi, Serta Tata Kerja Perangkat Daerah
7. Peraturan Bupati Mahakam Ulu Nomor 43 Tahun 2024 Tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah
|
1. Memiliki kemampuan Pengumpulan Data, Bahan Referensi
2. Memahami tugas dan fungsi unit
3. Memahami tugas dan fungsi Jabatan
4. Memahami penggunaan perangkat komputer
|
|
| Keterkaitan: | Perlengkapan dan Peralatan: | |
|
1. SOP Pengelolaan Arsip
2. SOP Pengelolaan Data Pegawai
3. SOP Perubahan Data Pegawai
|
1. Data pegawai
2. Komputer/ Laptop
3. Scan
4. ATK
5. Jaringan internet
|
|
| Peringatan: | Pencatatan dan Pendataan: | |
|
1. Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat pelayanan administrasi kepegawaian
|
1. Database pegawai digital lengkap dan valid
|
|
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Digitalisasi Data Pegawai
| No | Kegiatan | Pelaksana | Mutu Baku | ||||
| Staf | Kasubbag Umum & Kepeg | Kelengkapan | Waktu | Output | Deskripsi | ||
| 1 | Menginventarisasi data pegawai |
|
Dokumen kepegawaian (SK CPNS, PNS, KGB, PAK, Pendidikan, Pangkat, Jabatan, Diklat, dan lainnya). | 3 hari | Daftar inventaris dokumen pegawai | - | |
| 2 | Melakukan pemindaian/ scanning dokumen (arsip fisik) |
|
Dokumen pegawai Komputer/ Laptop Scanning |
1 hari | Arsip digital dokumen pegawai | - | |
| 3 | Memeriksa kesesuaian data pegawai |
|
Arsip fisik, Arsip digital, Komputer/ Laptop |
1 hari | Data pegawai valid | - | |
| 4 | Mengklasifikasi dan menata dokumen (mengelompokkan berdasarkan kategori nama pegawai). |
|
Dokumen Pegawai | 1 hari | Folder klasifikasi data | - | |
| 5 | Mengupload dokumen ke google drive |
|
Berkas Pegawai Komputer/Laptop |
90 menit | Data terdigitalisasi | - | |
| 6 | Merekap data pegawai berdasarkan jenisnya (KGB, Kenpa, Pensiun) |
|
Data pegawai Komputer/Laptop |
1 hari | Data pegawai sudah dipisah sesuai jenisnya | - | |
| 7 | Memasukan data pegawai ke sistem Digdawai |
|
Arsip digital Komputer/ laptop |
25 menit | Data masuk ke sistem | - | |
| 8 | Melakukan verifikasi data di sistem untuk memeriksa kebenaran data dan dokumen agar ditampilkan dengan benar |
|
File pegawai | 10 menit | Perbaikan data jika ada kesalahan | - | |
| 9 | Melakukan uji coba sisten Digdawai |
|
Komputer/ laptop | 25 menit | Adanya reminder untuk pegawai | - | |
| 10 | Melakukan perbaikan dari hasil uji coba |
|
Komputer/ Laptop | 60 menit | Hasil simulasi dan catatan perbaikan jika ada yang diperbaiki | - | |