PEMERINTAH KABUPATEN
|
Nomor SOP | 800 / 194 / BPBD / X / 2025 |
| Tanggal Pembuatan | 20 Oktober 2025 | |
| Tanggal Revisi | 23 Oktober 2025 | |
| Tanggal Efektif | 27 Oktober 2025 | |
| Disahkan Oleh |
Kepala Pelaksana,
BPBD
Agus Darmawan, S.Pd., M.Si
Pembina Tingkat I (IV/b)
NIP. 197908162003121008
|
|
| Nama SOP | Digitalisasi Arsip Dokumen Perencanaan |
| Dasar Hukum: | Kualifikasi Pelaksana: | |
|
1. Undang-Undang Peraturan Arsip Nasional Nomor 6 Tahun 2021 tentang Pengelolaan Arsip Elektronik
2. Peraturan Daerah Kanbupaten Mahakam Ulu Nomor 3 Tahun 2020 tentang Penyelenggaraan Kearsipan
3. Peraturan Bupati Mahakam Ulu Nomor 11 Tahun 2021 tentang Pedoman Klasifikasi Arsip di Lingkungan Pemerintah Daerah
4. Peraturan Buapati Mahakam Ulu Nomor 5 Tahun 2024 tentang Pedoman Penyusunan Perjanjian Kinerja, Rencana Aksi, Pegukuran Kinerja, Pelaporan Kinerja, dan Tata Cara Reviu atas Laporan Kinerja Instansi Pemerintah Daerah
5. Peraturan Bupati Mahakam Ulu Nomor 23 Tahun 2023 Tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi, Serta Tata Kerja Perangkat Daerah
6. Peraturan Bupati Mahakam Ulu Nomor 43 Tahun 2024 Tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah
|
1. Bisa mengoperasiakan perangkat komputer dengan baik
2. Bisa bekerja sama dengan baik
3. Memahami tugas dan fungsi jabatan
4. Teliti dan cermat dalam melaksanakan tugas
5. Mempunyai integritas yang tinggi dalam melaksanakan tugas
6. Bertanggung jawab dalam melaksankan tugas
|
|
| Keterkaitan: | Perlengkapan dan Peralatan: | |
|
1. SOP Pengelolaan Arsip
|
1. Alat Tulis Kerja;
2. Komputer / Laptop;
3. Jaringan Internet
4. Mesin Pemindai (Scanner);
|
|
| Peringatan: | Pencatatan dan Pendataan: | |
|
1. Apabila prosedur ini tidak dilaksanakan dapat menghambat proses perencanaan
|
1. Disimpan sebagai data elektronik / arsip digital
|
|
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Digitalisasi Arsip Dokumen Perencanaan
| No | Kegiatan | Pelaksana | Mutu Baku | ||||||
| Staf | Sekretaris | Kasubbag Umum & Kepeg | Kepala Pelaksana | Kelengkapan | Waktu | Output | Deskripsi | ||
| 1 | Menyiapkan berkas arsip fisik dokumen perencanaan untuk bahan arsip digital |
|
Berkas arsip fisik dokumen perencanaan | 30 Menit | Berkas arsip fisik dokumen perencanaan yang telah tersusun untuk bahan scanning | - | |||
| 2 | Melakukan scanning arsip digital |
|
Berkas arsip fisik dokumen perencanaan yang telah tersusun untuk bahan scanning | 30 Menit | Arsip dokumen porencanaan elektronik / digital | - | |||
| 3 | Melakukan pemberian kode klasifikasi arsip digital dokumen perencanaan |
|
Arsip digital dokumen perencanaan | 30 Menit | Arsip digital dokumen perencanaan yang telah terklasifikasi | - | |||
| 4 | Melakukan upload hasil scan arsip digital dokumen perencanaan |
|
Arsip digital dokumen perencanaan yang telah terklasifikasi | 30 Menit | arsip digital dokumen perencanaan dalam folder google drive | - | |||
| 5 | Memverifikasi hasil scan arsip dokumen perencanaan elektronik / digital pada folder google drive (Quality Control) |
|
Arsip digital dokumen perencanaan dalam folder google drive | 30 Menit | Arsip digital dokumen perencanaan dalam folder google drive yang telah terverifikasi | - | |||
| 6 | Penyusunan dan pengembalian berkas arip fisik dokumen perencanaan |
|
Berkas arsip fisik dokumen perencanaan yang telah tersusun untuk bahan scanning | 30 Menit | Ceklist data dokumen perencanaan | - | |||