PEMERINTAH KABUPATEN
|
Nomor SOP | 800/140.5 /BPBD/ VIII/2025 |
| Tanggal Pembuatan | 4 Agustus 2025 | |
| Tanggal Revisi | 7 Agustus 2025 | |
| Tanggal Efektif | 11 Agustus 2025 | |
| Disahkan Oleh |
Kepala Pelaksana,
BPBD
AGUS DARMAWAN. S.Pd.,M.Si
Pembina Tingkat I (IV/b)
NIP. 19790816 200312 1 008
|
|
| Nama SOP | Pengiriman Surat |
| Dasar Hukum: | Kualifikasi Pelaksana: | |
|
1. Peraturan Bupati Mahakam Ulu Nomor 46 Tahun 2020 Tentang Susunan Organisasi , Tugas dan fungsi, serta tata kerja pengiriman surat
2. Peraturan Bupati Mahakam Ulu Nomor 54 Tahun 2013 Tentang Ketentuan Tata Naskah Dinas di Lingkungan pemerintah Daerah Mahakam Ulu.
3. Peraturan pengirim surat Nasional Repulik Indonesia Nomor 9 Tahun 2028 Tentang Pedoman Pengiriman Surat
|
1. Memiliki kemampuan pengumpulan data, Bahan, Referensi dan aturan
2. Memahami tugas dan fungsi unit
3. Memahami tugas dan fungsi jabatan
4. hami penggunaan perangkat komputer
|
|
| Keterkaitan: | Perlengkapan dan Peralatan: | |
|
1. -
|
1. Lembaran kerja / Rencana kerja dan anggaran
2. Ruang rapat Internal
3. Komputer, Printer, LCD, HVS
4. Jaringan Internet
|
|
| Peringatan: | Pencatatan dan Pendataan: | |
|
1. Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Pengiriman surat
|
1. Disimpan sebagai dokumen Pengiriman surat
|
|
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Pengiriman Surat
| No | Kegiatan | Pelaksana | Mutu Baku | ||||
| Staf | Kasubbag Umum & Kepeg | Kelengkapan | Waktu | Output | Deskripsi | ||
| 1 | Menyerahkan dan menyerahkan surat/ Naskah dinas yang akan dikirim |
|
Surat / Naskah Dinas | 2 Menit | Surat / Naskah Dinas | - | |
| 2 | Mengambil atau menerima surat / Naskah Dinas yang akan dikirim dan menyusunnya berdasarkan rute |
|
Surat / Naskah Dinas | 2 Menit | Surat / Naskah Dinas | - | |
| 3 | Mencermati surat, Jika sudah benar akan dibawa untuk didistribusikan. Jika belumakan dikembalikan untuk diperiksa ulang |
|
Surat / Naskah Dinas | 5 Menit | Surat / Naskah Dinas | - | |
| 4 | Mengambil dan membawa buku ekspedisi pengiriman surat keluar untuk dipergunakan sebagai tanda terima sekaligus bon minyak kendaraan |
|
Surat / Naskah Dinas Buku ekspedisi ATK, Tas Bon minyak | 3 Menit | Surat / Naskah Dinas Buku ekspedisi | Minyak jenis pertamax untuk kendaraan roda 2 PP sesuai kebutuhan | |
| 5 | Melakukan perjalanan dan mendistribusikan surat / sesuai alamat surat dan memintakan tanda terima surat |
|
Surat / Naskah Dinas | 4 Jam | Surat Naskah Dinas Buku ekspedisi | Waktu sesuai jumlah surat, total jarak tempuh 20 km pp | |
| 6 | Melaporkan pelaksanaan pengiriman surat dan mengembalikan buku ekspedisi surat keluar sebagai tanda pengiriman surat selesai |
|
Buku ekspedisi | 2 Menit | Buku ekspedisi | - | |
| 7 | Memeriksa bukti tanda terima surat pada buku ekspedisi |
|
Buku ekspedisi | 5 Menit | Buku ekspedisi | - | |
| 8 | Menyimpan kembali buku ekspedisi ketempatnya semula |
|
Buku ekspedisi | 2 Menit | Buku ekspedisi | - | |