PEMERINTAH KABUPATEN
|
Nomor SOP | 800/ 140.7 /BPBD/VIII/2025 |
| Tanggal Pembuatan | 4 Agustus 2025 | |
| Tanggal Revisi | 7 Agustus 2025 | |
| Tanggal Efektif | 11 Agustus 2025 | |
| Disahkan Oleh |
Kepala Pelaksana,
BPBD
AGUS DARMAWAN. S.Pd.,M.Si
Pembina Tingkat I (IV/b)
NIP. 19790816 200312 1 008
|
|
| Nama SOP | Pelaksanaan Rapat / Pertemuan Internal |
| Dasar Hukum: | Kualifikasi Pelaksana: | |
|
1. Peratuaran Bupati Mahakam Ulu Nomor 11 Tahun 2021 Tentang Kelembagaan Dilingkungan Pemerintah Daerah
|
1. Memiliki kemampuan pengumpulan data, Bahan, Referensi dan Aturan
2. Memahami tugas dan fungsi unit
3. Memahami tugas dan fungsi Jabatan
4. Memahami penggunaan perangkat komputer
|
|
| Keterkaitan: | Perlengkapan dan Peralatan: | |
|
1. -
|
1. Lembaga kerja / Rencana kerja dan Anggaran
2. Ruang rapat Internal
3. Komputer, Printer, LCD, HVS
4. Jaringan Internet
|
|
| Peringatan: | Pencatatan dan Pendataan: | |
|
1. Apabila prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Pelaksanaan Rapat / Pertemuan
|
1. Disimpan sebagai dokumen Rapat / Pertemuan Internal
|
|
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Pelaksanaan Rapat / Pertemuan Internal
| No | Kegiatan | Pelaksana | Mutu Baku | ||||||
| Staf | Sekretaris | Kasubbag Umum & Kepeg | Kepala Pelaksana | Kelengkapan | Waktu | Output | Deskripsi | ||
| 1 | Membuat konsep acara rapat / pertemuan meliputi Susunan acara, Jumlah peserta, Pembicara/ Narasumber, Materi, Notulis, Moderator, waktu dan petugas. |
|
Konsep Kerja | 1 Jam | Konsep Kerja Disposisi | Rapat di Kantor | |||
| 2 | Menyiapkan, menata ruang rapat yang sesuai kapasitas jumlah peserta serta penerangan. |
|
Disposisi penataan ruang | 1 Jam | Hasil penataan ruang | - | |||
| 3 | Menata meja kursi peserta rapat, pembicara, regestrasi sekaligus dekorasinya. |
|
Disposisi penataan meja, kursi | 2 Jam | Hasil penataan ruangan | - | |||
| 4 | Menyiapakan LCD, Sound systim, Jaringan Computer, Internet. |
|
Disposisi LCD, Mikropon, Laktop | 30 Menit | LCD, Mikropon, Laktop | - | |||
| 5 | Menyiapakan makanan, minuman, dan pendistribusian absensi, lembar SPJ, tanda terima lainnya yang diperlukan |
|
Disposisi, Tanda terima Caterine | 30 Menit | Makan, minum, SPJ | Dapat dipesan | |||
| 6 | Menggandakan dan mendistribusikan bahan materi sekaligus sirkulasi mikropon. |
|
Disposisi, Bahan materi Tanda terima | 4 Jam | Bahan materi Lembar SPJ | Lamanya rapat | |||
| 7 | Meminta, memeriksa laporan kesiapan acara rapat pada masing-masing petugas untuk diteruskan kapada kepala |
|
Informasi persiapan | 1 Jam | Informasi Kesiapan | - | |||
| 8 | Memberikan penilaian atas laporan pelaksanaan rapat, Jika laporan dipandang cukup agar dilaksanakan sesuai ketugasan, Jika belum dimintakan kendalanya. |
|
Informasi Kesiapan | 20 Menit | Disposisi | - | |||
| 9 | Menyampaikan kepada semua petugas menjalankan sesuai ketugasannya. |
|
Disposisi | 10 Menit | Perintah tugas | - | |||
| 10 | Mempersiapkan diri sebelum rapat dimulai |
|
Perintah tugas | 5 menit | Kehadiran | - | |||