PEMERINTAH KABUPATEN
|
Nomor SOP | 800/140.6 / BPBD/VIII/2026 |
| Tanggal Pembuatan | 4 Agustus 2025 | |
| Tanggal Revisi | 7 Agustus 2025 | |
| Tanggal Efektif | 11 Agustus 2025 | |
| Disahkan Oleh |
Kepala Pelaksana,
BPBD
AGUAS DARMAWAN. S.Pd.,M.Si
Pembina Tingkat I (IV/b)
NIP. 19790816 200312 1 008
|
|
| Nama SOP | SOP Pemeliharaan Arsip |
| Dasar Hukum: | Kualifikasi Pelaksana: | |
|
1. Peraturan Bupati Mahkam Ulu Nomor 11 Tahun 2021 Tentang Pedoman Klasifikasi Arsip dilingkungan Pemerintah Daerah.
|
1. Memiliki kempuan Pengumpulan data, Bahan , Referensi dan aturan
2. Memahami tugas dan fungsi unit
3. Memahami tugas dan fungsi Jabtan
4. Memahami penggunaan perangkat komputer
|
|
| Keterkaitan: | Perlengkapan dan Peralatan: | |
|
1. -
|
1. Lembar kerja / Rencana kerja dan Anggaran
2. Komputer, Printer, LCD, HVS
3. Jaringan Internet
|
|
| Peringatan: | Pencatatan dan Pendataan: | |
|
1. Apabila Prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat pemeliharaan Arsip
|
1. Disimpan sebagai dokumen arsip
|
|
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
SOP Pemeliharaan Arsip
| No | Kegiatan | Pelaksana | Mutu Baku | ||||
| Staf | Kasubbag Umum & Kepeg | Kelengkapan | Waktu | Output | Deskripsi | ||
| 1 | Menyiapakan peralatan meliputi kuas, sapu, lap, Gunting, isolasi,masker, dan bahan-bahan yang diperlukan kapur barus, cairan pengawet, semprotan |
|
Agenda kerja / Tupoksi peralatan perlengkapan | 1 Jam | Kuas, sapu, lap, gunting, isolasi, Bahan-bahan kapur barus, cairan pengawet semprotan | - | |
| 2 | Melakukan pemeriksaan atas kondisi fisik arsip satu persatu, meliputi kondisi sampul, kotoran, debu, sesuai jadwal secara berkala |
|
Agenda kerja / Tupoksi jadwal, Buku catatan | 4 Hari | Hasil pemeriksaan Buku catatan | - | |
| 3 | Membuat dan menyampaikan kepda kepala catatan atas kondisi fisik arsip termasuk klasifikasi dan usianya |
|
Agenda kerja / Tupoksi buku catatan komputer | 1 Jam | Buku Catatan | - | |
| 4 | Menilai hasil pencatatan. Jika kondisi fisiknya rusak perlu diambil tindakan dan dilakukan perbaikan. Jika tulisannya mulai hilang sebaiknya berkoordinasi dengan BPAD |
|
Buku Catatan | 30 Menit | Disposisi | - | |
| 5 | Melakukan penyemprotan, membersihkan, laminating, sampul, penjilitan,ulang sesuai kondisinya. |
|
Disposisi agenda kerja / Tupoksi | 2 Hari | Laminating, Sampul, jilid | terkait dengan toko | |
| 6 | Berkoordinasi dengan BPAD tindakan apa tindakan apa yang sebaiknya dilakukan bersama pengelola arsip |
|
Disposisi agenda kerja / Tupoksi | 4 Jam | Masukan, saran, rekomendasi | - | |
| 7 | Menata dengan rapi dan menepatkan arsip kembali sesuai tempatnya termasuk perlatan dan perlengkapan yang dipergunakan |
|
Agenda kerja / Tupoksi perlatan perlengkapan | 1 hari | Agenda kerja / Tupoksi Hasil penataan | - | |
| 8 | Membuat rincian pemakaian peralatan dan perlengkapan dan yang telah digunakan dan jumlah persediaan yang sisa |
|
Agenda kerja / Tupoksi rincian peralatan dan perlengkapan | 1 Jam | Laporan | Sop Laporan | |
| 9 | Menutupi kembali ruangan arsip dengan baik |
|
Agenda kerja/ Tupoksi kunci, gembok | 5 Menit | Kunci ruangan arsip | - | |