PEMERINTAH KABUPATEN
|
Nomor SOP | 010 |
| Tanggal Pembuatan | 8 Mei 2025 | |
| Tanggal Revisi | 13 Mei 2025 | |
| Tanggal Efektif | 15 Mei 2025 | |
| Disahkan Oleh |
Kepala Dinas,
-
Fransiskus Xaverius Lawing, S.E.,M.Si
Pembina Tingkat I (IV/b)
NIP. 19750914 199803 1 006
|
|
| Nama SOP | (Kepegawaian) SOP Pengelola Surat Keluar |
| Dasar Hukum: | Kualifikasi Pelaksana: | |
|
1. 1. Permendagri no. 54 tahun 2009 tentang ; tata naskah
2.
3. 2. PermenPAN no. 6 Tahun 2011 tentang ; tata naskah
|
1. 1. Jabatan : Pengadministrasi Surat
2.
3. 2. Memiliki Kemampuan menganalisa permasalahan serta memutuskan serta menetapkan kebijakan secara baik
4.
5. 3. Mengetahui Tugas Pokok dan fungsi Sistem dan Prosedur Tata Persuratan
6.
7. 4. Menguasai penggunaan sarana dan prasarana pendukung dalam menjalankan mekanisme prosedur surat Keluar
8.
9. 5. Kualifikasi Pendidikan Minimal SMA/SLTA
|
|
| Keterkaitan: | Perlengkapan dan Peralatan: | |
|
1. 1. SOP Pengelolaan Surat Keluar
2.
3. 2. SOP Pembuatan Surat
|
1. 1. Buku Agenda Surat Keluar
2.
3. 2. Pulpen / Pensil
4.
5. 3. Lembaran Disposisi
6.
7. 4. HVS
8.
9. 5. Mesin Photocopy/ Printer
10.
11. 6. Staplles dan Isinya
|
|
| Peringatan: | Pencatatan dan Pendataan: | |
|
1. Jika Pelaksanaan Prosedur pengelolaan surat tidak dijalankan, maka alur dan proses penerbitan surat menjadi tidak berjalan, akibatnya unsur Pimpinan dan Unit Kerja menjadi terhambat pelaksanaan administrasi
2.
3. Cara Mengatasi :
4.
5. Bila ditemukan adanya prosedur alur surat yang tidak sesuai untuk segera di lakukan perbaikan dan melaporkan pada pimpinan unit kerja yang berkaitan
|
1. 1. Agenda Surat Keluar
2.
3. 2. Arsip Surat Keluar
|
|
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
(Kepegawaian) SOP Pengelola Surat Keluar
| No | Kegiatan | Pelaksana | Mutu Baku | |||||||
| Staf | Kasubbag Umum | Kadis | Sekr.Dinas | Terampil Arsiparis | Kelengkapan | Waktu | Output | Deskripsi | ||
| 1 | mengonsep surat sesuai dengan maksud dan tujuan yang telah di tentukan oleh atasan |
|
Buku Agenda Surat Masuk, Pulpen, Lembaran Disposisi | 5 Menit | Di catat dalam Buku Agenda Surat Masuk | - | ||||
| 2 | Melakukan penelaahan memastikan telah dilakukan pemeriksaan teknis surat dan penggunaan tata bahasa yang tepat. Memberikan masukan (bila ada) dan memberikan paraf persetujuan. |
|
Lembaran disposisi dan Buku Ekspedisi | 3 Menit | Di analis surat yang diterima dan di catat dalam buku ekspedisi | - | ||||
| 3 | menerima surat keluar, melakukan pemeriksaan dan penelaahan. Membubuhkan paraf persetujuan. |
|
Lembaran disposisi, buku ekspedisi dari penerima surat | 2 Menit | Surat pemberitahuan nama-nama pegawai yang akan KGB dan diparaf | - | ||||
| 4 | menelaah surat dan membubuhkan tanda tangan |
|
Komputer, printer, buku agenda surat keluar dan buku ekspedisi pengiriman. | 15 Menit | di buat konsep surat, paraf dan ditandatangani. | - | ||||
| 5 | Memberikan nomor surat dan mengagendakan dalam agenda surat keluar |
|
Agenda Surat Keluar | 5 Menit | Surat Keluar | - | ||||
| 6 | Surat keluar siap didistribusikan sesuai dengan alamat dan tujuannya. Fille di arsipkan. |
|
surat keluar didistribusikan , Arsip Fille, Lemari Arsip,, Filling Kabinet. | 15 Menit | fille di arsipkan. | - | ||||