PEMERINTAH KABUPATEN
|
Nomor SOP | 000.9.3.3/118/ KESRA / I / 2025 |
| Tanggal Pembuatan | 4 Januari 2025 | |
| Tanggal Revisi | 6 Januari 2025 | |
| Tanggal Efektif | 6 Januari 2025 | |
| Disahkan Oleh |
Kabag Kesejahteraan Rakyat,
Bagian Kesejahteraan Rakyat di Instansi Sekretariat Daerah
AGNES LUAQ, S.Pd. SD
Pembina (IV/a)
NIP. 19720311 200105 2 001
|
|
| Nama SOP | PENYIMPANAN ARSIP TIDAK TERATUR |
| Dasar Hukum: | Kualifikasi Pelaksana: | |
|
1. Peraturan Bupati Mahakam Ulu Nomor 46 Tahun 2020 Tentang Kependudukan, Susuanan Organisasi, Tugas dan Fungsi, Serta Tata Kerja Sekretariat Daerah
2.
3.
4.
5. Peraturan Bupati Mahakam Ulu Nomor 54 Tahun 2013 Tentang Ketentuan Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Mahakam Ulu
6. Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2018 Tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis
|
1. Mampu menelaah naskah dinas
2.
3. Mampu mengoprasikan komputer
4.
5. Memahami Pedoman Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2018 Tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis
|
|
| Keterkaitan: | Perlengkapan dan Peralatan: | |
|
1. -
|
1. Peraturan perundang-undangan
2.
3. Komputer
4.
5. ATK
|
|
| Peringatan: | Pencatatan dan Pendataan: | |
|
1. Apabila proses tidak sesuai dengan waktu yang telah ditentukan maka akan memengaruhi kegiatan lain
|
1. Disimpan sebagai data elektronik dan manual
|
|
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PENYIMPANAN ARSIP TIDAK TERATUR
| No | Kegiatan | Pelaksana | Mutu Baku | |||||
| Staf | Kabag Kesra | kasubag perpustakaan dan Arsip | Kelengkapan | Waktu | Output | Deskripsi | ||
| 1 | Melakukan survei arsip yang akan dilakukan penataan |
|
Surat perintah | 20 Menit | Rencana kerja penataan arsip Daftar ikhtisar arsip |
- | ||
| 2 | Menyiapkan pemindahan arsip yang akan ditata ke tempat pengolahan arsip inaktif |
|
Rencana kerja Daftar ikhtisar arsip |
30 Menit | Arsip yang akan ditata dipindahkan ke ruangan olah | - | ||
| 3 | Menyusun skema penataan arsip sebagai dasar pengelompokan arsip. |
|
Struktur organisasi Pola klasifikasi arsip Arsip yang akan ditata |
15 | Skema penataan arsip | - | ||
| 4 | Merekontruksi arsip yang mewujudkan kesatuan fisk dan informasi arsip melalui kegiatan pemilahan arsip dan rekontruksi informasi arsip |
|
Stuktur organisasi Pola klasifikasi arsip Skema penataan |
30 Menit | Pemilahan arsip dan non arsip Pemilahan arsip berdasarkan informasinya |
- | ||
| 5 | Melakukan deskripsi arsip |
|
Kartu deskripsi Skema penataan arsip |
15 Menit | Deskripsi arsip dalam kartu deskripsi arsip Deskripsi arsip dalam format sesuai daftar arsip inkatif pada computer (daftar arsip inaktif sementara) |
- | ||
| 6 | Melakuakan manuver data dan fisik arsip |
|
Kartu/lembar deskripsi arsip Pola klasifikasi arsip Daftar arsip inaktif sementara Arsip |
15 Menit | Pengelompokan data arsip Pengelompokan fisik arsip |
- | ||
| 7 | Memberkaskan arsip ke dalam folder |
|
Daftar arsip inaktif sementara Arsip yang telah dikelompokan Folder Label folder |
15 Menit | Arsip diberkaskan ke dalam folder yang telah diberi identitas | - | ||
| 8 | Penataan berkas ke dalam boks |
|
Daftar arsip inaktif sementara Berkas arsip Boks Label boks |
30 Menit | Berkas arsip tertata kedalam boks yang telah diberi label boks | - | ||
| 9 | Penyimpanan arsip inaktif |
|
Arsip yang sudah ditata ke dalam boks Rak arsip |
15 Menit | Skema pengaturan lokasi simpan Tertatanya arsip pada rak penyimpanan arsip |
- | ||
| 10 | Daftar arsip inaktif |
|
Daftar arsip inaktif sementara | 30 Menit | Daftar arsip inaktif | - | ||
| 11 | Membuat laporan penataan arsip inaktif dan disertai dengan daftar arsip inaktif |
|
Skema penataan Struktur organisasi Pola klasifikasi Daftar arsip inaktif |
30 Menit | Laporan penataan arsip | - | ||
| 12 | Memberikan persetujuan rancangan daftar arsip inaktif hasil penataan |
|
Daftar arsip inaktif laporan penataan arsip inaktif | 30 Menit | Daftar arsip inaktif laporan penataan arsip | - | ||
| 12 | Mengolah informasi arspi menjadi daftar informasi publik temaatik sebagai bahan layanan informasi publik kepada PPID maupun kebutuhan internal secara rutin. Sekurang-kurangnya memuat judul, pencipta arsip, uraian hasil pengolahan dan kurun waktu. |
|
Daftar arsip inaktif | 15 Menit | Daftar informasi tematis Daftar arsip dinamis Saran layanan peminjaman arsip |
- | ||