PEMERINTAH KABUPATEN
|
Nomor SOP | SOP/488.2/ /PROKOPIM/I/2025 |
| Tanggal Pembuatan | 6 Januari 2025 | |
| Tanggal Revisi | 10 Januari 2025 | |
| Tanggal Efektif | 13 Januari 2025 | |
| Disahkan Oleh |
Sekretaris Daerah,
-
Dr. STEPHANUS MADANG, S.Sos.,M.M
Pembina Utama (IV/e)
NIP. 19711226 199310 1 001
|
|
| Nama SOP | Pembuatan Undangan Acara/Kegiatan Pemkab. Mahakam Ulu |
| Dasar Hukum: | Kualifikasi Pelaksana: | |
|
1. Undang-Undang Republik lndonesia Nomor 9 Tahun 2010 Tentang Keprotokolan
2.
3. Undang-Undang Republik lndonesia Nomor 2 Tahun 2013 Tentang Pembentukan Kabupaten Mahakam Ulu di Provinsi Kalimantan Timur (Lembaran Negara Republik lndonesia Tahun 2013 Nomor 17, Tambahan Lembaran Negara Republik lndonesia Nomor 5395)
4.
5. Peraturan Bupati Mahakam Ulu Nomor 46 Tahun 2020
|
1. SMA
2.
3. S 1
4.
5. Memahami aturan Keprotokolan di lingkungan Pemerintah
6.
7. Memahami naskah dinas di lingkungan Pemerintah Daerah
8.
9. Mampu bekerja secara individu dan atau dalam tim
10.
11. Memiliki kedisiplinan tinggi
12.
13. Mampu berkomunikasi dan berkoordinasi dengan baik
14.
15. Mampu mengoperasikan komputer/laptop dengan baik
|
|
| Keterkaitan: | Perlengkapan dan Peralatan: | |
|
1. SOP Penerimaan Tamu Negara di Bandara dan Dermaga/Pelabuhan
2.
3. SOP Pendampingan Keprotokolan Bagi Kunjungan Kerja KDH/WKDH Di Dalam dan Luar Daerah
4.
5. SOP Pembuatan Undangan Acara/Kegiatan Pemkab. Mahakam Ulu
|
1. Komputer/laptop
2.
3. Flashdisk
4.
5. Printer
6.
7. ATK
|
|
| Peringatan: | Pencatatan dan Pendataan: | |
|
1. Selalu melakukan pengecekan sehingga tidak ada acara/kegiatan yang tidak terjadwal
|
1. Mencatat setiap perubahan pada jadwal acara/kegiatan KDH/WKDH
2.
3. Jadwal harian acara/kegiatan Pemkab. Mahakam Ulu diarsipkan
|
|
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Pembuatan Undangan Acara/Kegiatan Pemkab. Mahakam Ulu
| No | Kegiatan | Pelaksana | Mutu Baku | |||||
| Staf | Kabag Prokopim | Kasubbag Protokol | Kelengkapan | Waktu | Output | Deskripsi | ||
| 1 | Memberi disposisi untuk penjadwalan agenda acara/kegiatan KDH/WKDH |
|
Disposisi dan surat/undangan kepada KDH/WKDH | 5 Menit | Disposisi | - | ||
| 2 | Melakukan koordinasi dengan pihak penyelenggara acara/kegiatan |
|
Disposisi dan surat/undangan kepada KDH/WKDH | 20 Menit | Blangko acara/kegiatan Pemkab. Mahakam Ulu | - | ||
| 3 | Menunjuk dan memerintahkan staf Protokol untuk membuat undangan kegiatan yang akan dihadiri oleh KDH/WKDH atau pejabat yang ditunjuk |
|
Blangko acara/kegiatan Pemkab. Mahakam Ulu dan surat/undangan kepada KDH/WKDH | 5 Menit | Pembagian tugas staf Protokol | - | ||
| 4 | Mengetik undangan acara/kegiatan yang akan dihadiri oleh KDH/WKDH atau Pejabat yang ditunjuk dan meminta tanda tangan pejabat serta memberi nomor surat |
|
Pembagian tugas staf Protokol | 5 Menit | Undangan Kegiatan/ acara | - | ||
| 5 | Mendistribusikan Undangan kepada Pejabat sesuai lampiran undangan yang terlampir |
|
Pembagian tugas staf Protokol | 60 Menit | Undangan Kegiatan/ acara | - | ||
| 6 | Mengarsipkan undangan acara/ kegiatan pemkab Mahakam Ulu |
|
Undangan Kegiatan/ acara | 5 Menit | Arsip file Undangan acara/kegiatan Pemkab. Mahakam Ulu dalam bentuk .pdf | - | ||