PEMERINTAH KABUPATEN
|
Nomor SOP | SOP/488.1/ /PROKOPIM/I/2025 |
| Tanggal Pembuatan | 6 Januari 2025 | |
| Tanggal Revisi | 10 Januari 2025 | |
| Tanggal Efektif | 13 Januari 2025 | |
| Disahkan Oleh |
Kabag Protokol dan Komunikasi Pimpinan,
-
Dr. STEPHANUS MADANG, S.Sos.,M.M
Pembina Utama (IV/e)
NIP. 19711226 199310 1 001
|
|
| Nama SOP | Penjadwalan Agenda Acara/Kegiatan KDH/WKDH |
| Dasar Hukum: | Kualifikasi Pelaksana: | |
|
1. Undang-Undang Republik lndonesia Nomor 9 Tahun 2010 Tentang Keprotokolan
2.
3.
4.
5. Undang-Undang Republik lndonesia Nomor 2 Tahun 2013 Tentang Pembentukan Kabupaten Mahakam Ulu di Provinsi Kalimantan Timur (Lembaran Negara Republik lndonesia Tahun 2013 Nomor 17, Tambahan Lembaran Negara Republik lndonesia Nomor 5395)
6.
7.
8.
9. Peraturan Bupati Mahakam Ulu Nomor 46 Tahun 2020
|
1. SMA
2.
3.
4.
5. S 1
6.
7.
8.
9. Memahami aturan Keprotokolan di lingkungan Pemerintah
10.
11.
12.
13. Memahami naskah dinas di lingkungan Pemerintah Daerah
14.
15.
16.
17. Mampu bekerja secara individu dan atau dalam tim
18.
19.
20.
21. Memiliki kedisiplinan tinggi
22.
23.
24.
25. Mampu berkomunikasi dan berkoordinasi dengan baik
26.
27.
28.
29. Mampu mengoperasikan komputer/laptop dengan baik
|
|
| Keterkaitan: | Perlengkapan dan Peralatan: | |
|
1. SOP Penerimaan Tamu Negara di Bandara dan Dermaga/Pelabuhan
2.
3.
4.
5. SOP Pendampingan Keprotokolan Bagi Kunjungan Kerja KDH/WKDH Di Dalam dan Luar Daerah
6.
7.
8.
9. SOP Pembuatan Undangan Acara/Kegiatan Pemkab. Mahakam Ulu
|
1. Komputer/laptop
2.
3.
4.
5. Flashdisk
6.
7.
8.
9. Printer
10.
11.
12.
13. ATK
|
|
| Peringatan: | Pencatatan dan Pendataan: | |
|
1. Selalu melakukan pengecekan sehingga tidak ada acara/kegiatan yangtidak terjadwal
|
1. Mencatat setiap perubahan pada jadwal acara/kegiatan KDH/WKDH
2.
3.
4.
5. Jadwal harian acara/kegiatan Pemkab. Mahakam Ulu diarsipkan
|
|
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Penjadwalan Agenda Acara/Kegiatan KDH/WKDH
| No | Kegiatan | Pelaksana | Mutu Baku | ||||||
| Bupati | Staf | Kabag Prokopim | Kasubbag Protokol | Kelengkapan | Waktu | Output | Deskripsi | ||
| 1 | Telaahan Staf/ Undangan/ Surat Permohonan masuk ke Bupati/ wakil Buapti/ Sekda |
|
Telaahan Staf/ Undangan/ Surat Permohonan masuk | 10 Menit | Disposisi | - | |||
| 2 | Disposisi Bupati/ Wakil Bupati/ Sekda menghadiri acara/Kegiatan dan penjadwalan agenda acara/kegiatan KDH/WKDH |
|
- | - | - | - | |||
| 3 | Pihak penyelenggara acara/kegiatan mewajibkan untuk menginput agenda kegiatan dalam aplikasi E-Prokopim serta mengisi blangko acara/kegiatan Pemkab Mahakam Ulu di Bagian Prokopim Sub Bagian Protokol |
|
Disposisi dan Telaahan Staf/ surat Permohonan /undangan kepada KDH/WKDH | - | Blangko acara/kegiatan Pemkab. Mahakam Ulu | 1. Bagian Prokopim berhak menolak menjadwalkan kegiatan/acara apabila: (a.) Pihak penyelenggara tidak melakukan pemberitahuan acara/kegiatan H-1. (b.) Waktu acara/kegiatan yang diajukan bertepatan dengan waktu acara/kegiatan yang telah diagendakan dalam jadwal acara/kegiatan Pemkab. Mahakam Ulu 2. Jika terjadi pembatalan acara/kegiatan H-1, pihak penyelenggara wajib membuat surat keterangan pemberitahuan mengundur jadwal acara/kegiatan yang ditujukan kepada Bupati Cq. Kabag Humas dan Protokol untuk kemudian mengisi ulang blangko |
|||
| 4 | Melakukan koordinasi dengan pihak penyelenggara acara/kegiatan serta mewajibkan untuk mengisi blangko acara/kegiatan Pemkab Mahakam Ulu dan Penginputan agenda kegiatan melalui aplikasi E-Prokopim |
|
Telaahan Staf/ Undangan/ Surat Permohonan masuk dan Blanko Usulan Kegiatan | 10 Menit | - | - | |||
| 5 | Memeriksa dan memastikan kembali blangko acara/kegiatan. Jika ya, akan diinput ke dalam jadwal harian acara/kegiatan Pemkab. Mahakam Ulu. Jika tidak, meminta pihak penyelenggara melakukan pengisian ulang blangko untuk penjadwalan ulang. |
|
Blangko acara/kegiatan Pemkab. Mahakam Ulu | 5 Menit | Blangko acara/kegiatan Pemkab. Mahakam Ulu | - | |||
| 6 | Menunjuk dan memerintahkan staf Protokol untuk melakukan penginputan agenda acara/kegiatan sesuai dengan blangko yang telah diisi oleh pihak penyelenggara ke dalam jadwal harian acara/kegiatan harian Pemkab. Mahakam Ulu dan memeriksa penginputan di dalam Aplikasi E-Prokopim |
|
Blangko acara/kegiatan Pemkab. Mahakam Ulu dan surat/undangan kepada KDH/WKDH | 15 Menit | Pembagian tugas staf Protokol | - | |||
| 7 | Menginformasikan Jadwal harian acara/kegiatan Pemkab. Mahakam Ulu melalui WA group Protokol & Komunikasi Pimpinan untuk diketahui semua anggota group |
|
Pembagian tugas staf Protokol | 15 Menit | Jadwal harian acara/kegiatan Pemkab. Mahakam Ulu dalam bentuk .pdf | - | |||
| 8 | Menginformasikan Jadwal harian acara/kegiatan Pemkab. Mahakam Ulu melalui WA group ADC dan Kepala OPD |
|
- | 5 Menit | 5 Menit | - | |||
| 9 | Menginformasikan Jadwal harian acara/kegiatan Pemkab. Mahakam Ulu melalui WA group ADC dan Kepala OPD |
|
- | 5 Menit | Jadwal harian acara/kegiatan Pemkab. Mahakam Ulu dalam bentuk .pdf | - | |||
| 10 | Mengarsipkan Jadwal harian acara/kegiatan Pemkab. Mahakam Ulu |
|
Blangko acara/kegiatan Pemkab. Mahakam Ulu dan surat/undangan | 5 Menit | Arsip | - | |||