PEMERINTAH KABUPATEN
|
Nomor SOP | 470/003.4-Sekre.1/Disdukcapil-TU.I/I/2025 |
| Tanggal Pembuatan | 6 Januari 2025 | |
| Tanggal Revisi | 9 Januari 2025 | |
| Tanggal Efektif | 13 Januari 2025 | |
| Disahkan Oleh |
Kepala Dinas,
-
Yordanus Dani, S.Hut., M.Si
Pembina Utama Muda (IV/c)
NIP. 19720818 200112 1 005
|
|
| Nama SOP | SOP PENANGANAN SURAT MASUK |
| Dasar Hukum: | Kualifikasi Pelaksana: | |
|
1. Undang - Undang Nomor 23 Tahun 2014 Tentang Pemerintahan Daerah
2. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik
3. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2009 Tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah
4. Peraturan Bupati Mahakam Ulu Nomor 23 Tahun 2023 Tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi Serta Tata Kerja Perangkat Daerah Di Lingkungan Pemerintah Daerah.
|
1. Memahami tentang proses penanganan surat masuk
2. Memiliki kemampuan dalam penanganan surat masuk
3. Mampu berkoordinasi dengan semua pihak terkait
4. SMA / S1
|
|
| Keterkaitan: | Perlengkapan dan Peralatan: | |
|
1. SOP Pendistribusian Surat
2. SOP Pengarsipan
|
1. Surat Masuk
2. ATK
3. Printer
4. Buku Agenda Surat
|
|
| Peringatan: | Pencatatan dan Pendataan: | |
|
1. Jika SOP ini tidak dilaksanakan maka proses penanganan surat masuk tidak akan terlaksana dengan baik.
|
1. Surat Masuk
2. Buku Agenda Surat
3. Lembar Disposisi
|
|
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
SOP PENANGANAN SURAT MASUK
| No | Kegiatan | Pelaksana | Mutu Baku | ||||||
| Staf | Sekr.Dis | Kasubag Umum | Kepala Dinas | Kelengkapan | Waktu | Output | Deskripsi | ||
| 1 | Menerima Berkas/Surat Masuk |
|
Surat Masuk | 5 menit | Surat Masuk | - | |||
| 2 | Meregestrasi surat masuk Kedalam Buku Surat Masuk, membuat lembar pengantar surat dan disampaikan kepada Kasubbag Umum |
|
Surat masuk yang sudah ditangani Pengadministrasi Umum, lembar disposisi | 10 menit | Surat masuk yang sudah ditangani Pengadministrasi Umum | - | |||
| 3 | Menerima surat masuk dan membuat Disposisi yang ditujukan kepada Sekretaris SKPD |
|
Surat masuk yang sudah didisposisi Kasubbag Umum | 5 menit | Surat masuk yang sudah didisposisi Kasubbag Umum | - | |||
| 4 | Menerima dan membuat disposisi atas surat yang masuk dan disampaikan kepada Kepala SKPD |
|
Surat masuk yang sudah didisposisi Sekretaris | 5 menit | Surat masuk yang sudah didisposisi Sekretaris | - | |||
| 5 | Mempelajari surat masuk, jika tidak setuju untuk ditindaklanjuti dikembalikan kepada Kasubbag Umum untuk diarsipkan, jika setuju untuk ditindaklanjuti membuat disposisi untuk menindaklanjutinya sesuai dengan peruntukan surat tersebut dan disampaikan kepada Kasubbag Umum |
|
Surat masuk yang sudah didisposisi Sekretaris | 10 menit | Surat masuk yang sudah didisposisi Kepala SKPD | - | |||
| 6 | Menerima dan mempelajari surat masuk yang sudah didisposisi Kepala SKPD, selanjutnya memerintahkan pengadministrasi umum untuk mendistribusikan kepada bidang |
|
Surat masuk yang sudah didisposisi Kepala SKPD | 10 menit | Surat masuk yang sudah didisposisi Kepala SKPD | - | |||
| 7 | Menerima surat masuk yang sudah didisposisi, selanjutnya didistribusikan kepada bidang |
|
Surat masuk yang sudah didisposisi Kepala SKPD | 10 menit | Surat masuk yang sudah didisposisi akan didistribusikan | - | |||