PEMERINTAH KABUPATEN
|
Nomor SOP | 360/ /BPBD/IV/2025 |
| Tanggal Pembuatan | 5 Mei 2025 | |
| Tanggal Revisi | 7 Mei 2025 | |
| Tanggal Efektif | 9 Mei 2025 | |
| Disahkan Oleh |
Kepala Pelaksana,
BPBD
Agus Darmawan, S.Pd., M.Si
Pembina Tingkat I (IV/b)
NIP. 19790816 299312 1 008
|
|
| Nama SOP | Surat Keluar dan Masuk |
| Dasar Hukum: | Kualifikasi Pelaksana: | |
|
1. 1. Peraturan Mentri Dalam Negeri Repolik Indonesi Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas
2.
3.
4.
5. Dilingkungan Pemerintah Daerah;
6.
7.
8.
9. 2. Peraturan Bupati Mahakam Ulu Nomor 54 Tahun 2013 Tentang ketentuan Tata Naskah Dinas Di
10.
11.
12.
13. Lingkungan Pemerintah Kabupaten Mahakam Ulu.
|
1. 1. Memiliki kemampuan pengumpulan data, Bahan, Referensi dan aturan
2. 2. Memahami tugas dan Fungsi Unit Kerja
3. 3. Memahami tugas dan fungsi jabatan
4. 4. Memahami penggunaan perangkat komputer
|
|
| Keterkaitan: | Perlengkapan dan Peralatan: | |
|
1. 1. SOP surat masuk
2.
3.
4.
5. 2. Tata naskah Dinas
|
1. 1. Meja dan kursi
2. 2. Buku Agenda Surat Keluat
3. 3. Komputer
4. 4. ATK dan Lain-lain
|
|
| Peringatan: | Pencatatan dan Pendataan: | |
|
1. Apabila surat keluar tidak cepat diperoses akan mempengaruhi kelancaran pelaksanaan Kegiatan.
|
1. Disimpan sebagai data elektronik dan manual
|
|
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Surat Keluar dan Masuk
| No | Kegiatan | Pelaksana | Mutu Baku | ||||||
| Staf | Sekretaris | Kepala Pelaksana | Kasubag Umum dan Kepegawaian | Kelengkapan | Waktu | Output | Deskripsi | ||
| 1 | Disposisi / perintah untuk membuat surat dinas keluar kepada Kasubbag Umum dan kepegawayan |
|
Disposisi atasan langsung | 30 Menit | Konsep surat keluar | - | |||
| 2 | Kasubag Umum dan Kepegawaian menyusu konsep surat dan menyerahkan kepada staf untuk diketik |
|
Konsep surat keluar dari atasan langsung | 30 Menit | Konsep surat keluar | - | |||
| 3 | Mengetik dan mencetak konsep surat untuk diserahkan kepada kasubag umum dan kepegawaian untuk dikoreksi |
|
Konsep surat keluar dari atasan langsung | 30 Menit | Konsep surat keluar | - | |||
| 4 | Setelah menerima konsep surat keluar yang telah diketik oleh staf, maka kasubag umum dan kepegawaian memeriksa konsep surat dan apabila perbaikan / perubahan segera dikembalikan kepada staf untuk untuk mengetik perbaikan / perubahan pada konsep surat tersebut. jika konsep surat telah diperiksa dan tidak ada perbaikan selanjutnya memberi paraf. |
|
Konsep surat keluar | 30 Menit | Konsep surat dalam proses koreksi | - | |||
| 5 | Menyerahkan konsep surat keluar kepada Sekretaris untuk diperiksa. jika setuju, konsep surat di kembalikan kepada kasubag umum untuk diperbaiki. |
|
Konsep surat keluar | 15 menit | Konsep surat keluar dalam proses koreksi | - | |||
| 6 | Menerima konsep surat keluar dan memeriksa konsep surat keluar. Jika ada perbaikan, maka segera mengembalikan kepada sekretaris dan jika setuju dengan isi surat keluar, maka membubuhkan tanda-tanda pada surat keluar tersebut, kemudian menyerahkan kepad kasubag umum dan kepegawaian untuk proses selanjutnya. |
|
konsep surat keluar dalam proses koreksi | 10 menit | Surat keluar yang telah ditanda tangani | - | |||
| 7 | Kasubag Umu dan Kepegawaian selanjutnya menyerahkan konsep surat yang telah disetujui dan di tandatangani ke staf untuk di beri nomor surat keluar dan menggandakan untuk keperluan tembusan dan arsip surat keluar. |
|
Surat keluar | 5 menit | Surat keluar | - | |||
| 8 | Menerima surat keluar yang telah disetujui dan ditanda tangani oleh Kepala Pelaksana untuk selanjunya diberikan nomor surat keluar dan dicatat diagenda surat keluar serta digandakan sesuai jumlah tembusan dan dibubuhkan stempel kemudian mengarsipkan arsip surat keluar untuk segera dikirim ke tujuan / penerima surat. |
|
Surat keluar dan buku ekspedisi/tanda terima surat | 5 Menit | Surat keluar yang telah diberikan nomor dan disempel | - | |||