PEMERINTAH KABUPATEN
|
Nomor SOP | 360/ /BPBD/III/2025 |
| Tanggal Pembuatan | 3 Maret 2025 | |
| Tanggal Revisi | 6 Maret 2025 | |
| Tanggal Efektif | 8 Mei 2025 | |
| Disahkan Oleh |
Kepala Pelaksana,
BPBD
Agus Darmawan, S.Pd., M.Si
Pembina Tingkat I (IV/b)
NIP. 19790816 200312 1 008
|
|
| Nama SOP | Pelaksanaan Rapat/ Pertemuan Internal |
| Dasar Hukum: | Kualifikasi Pelaksana: | |
|
1. 1. Peraturan Bupati Mahakam Ulu Nomor 43 Tahun 2021 Tentang kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan fungsi serta Tata Kerja Badan penanggulangan Bencana Daerah.
|
1. 1. Memiliki kemampuan pengumpulan data, Bahan, Referensi dan Aturan
2. 2. Memahami Tugas dan Fungsi Unit Kerja
3. 3. Memahami tugas dan fungsi jabatan
4. 4. Memahami penggunaan perangkat komputer
|
|
| Keterkaitan: | Perlengkapan dan Peralatan: | |
|
1. 1. Tata Naskah Dinas
|
1. 1. Lembaran Kerja / Rencana Kerja
2. 2. Komputer, Printer, LCD
3. 3. ATK
|
|
| Peringatan: | Pencatatan dan Pendataan: | |
|
1. Apabila Prosedur tidak dilaksanakan dapat menghambat Pelaksanaan Rapat / Pertemuan Internal
|
1. Disimpan sebagai Dokumen Rapat / Pertemuan Internal
|
|
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Pelaksanaan Rapat/ Pertemuan Internal
| No | Kegiatan | Pelaksana | Mutu Baku | |||||||
| Staf | Sekretaris | Kepala Pelaksana | Pengelola Barang | Kasubag Umum dan Kepegawaian | Kelengkapan | Waktu | Output | Deskripsi | ||
| 1 | Membuat Konsep acara rapat / pertemuan meliputi Susunan acara, Jumlah Peserta, pembicara/Narasumber, Materi Notulis, Moderator, Waktu dan Petugas. |
|
Konsep Kerja | 60 Menit | Konsep Kerja Disposisi | - | ||||
| 2 | menyiapkan, menata ruang rapat yang sesuai kapasitas jumlah peserta serta penerangan. |
|
Disposi Penataan Ruang | 60 Menit | Hasil penataan Ruang | - | ||||
| 3 | Menata meja kursi peserta Rapat, pembicara, registrasi sekaligus dekorasinya. |
|
Disposisi Penata Meja, kursi | 120 Menit | Hasil Penataan Ruang | - | ||||
| 4 | Menyiapkan LCD, Sound Syitem, Jaringan Komputer, Internet |
|
Disposisi LCD, Mikropon, Laktop | 30 Menit | LCD, Mikropon, Laktop | - | ||||
| 5 | Menyiapkan makanan, minuman, dan pendistribusiannya absensi, lembar SPJ, tanda terima lainnya yang diperlukan |
|
Tanda terima Caterine | 30 Menit | Makan, Minum lembar SPJ | - | ||||
| 6 | Menggandakan dan mendistribusikan bahan materi sekaligus sirkulasi mikropon |
|
Bahan materi tanda terima | 240 Menit | Bahan materi lembar SPJ | - | ||||
| 7 | Meminta, memeriksa laporan kesiapan acara rapat pada masing-masing petugas untuk diteruskan kepada kepala |
|
Informasi persiapan | 60 Menit | Informasi kesiapan | - | ||||
| 8 | Memberikan penilaian atas laporan pelaksanaan rapat. jika laporan dipandang cukup agar dilaksanakan sesuai ketugasan. jika belum dimintakan kendalanya |
|
Informasi persiapan | 20 Menit | Disposisi | - | ||||
| 9 | Menyampaikan kepada semua petugas menjalankan sesuai ketugasannya |
|
Disposisi | 10 Menit | Perintah tugas | - | ||||
| 10 | Mempersiapkan diri sebelum rapat dimulai |
|
Perintah Tugas | 5 Menit | Kehadiran | - | ||||