PEMERINTAH KABUPATEN
|
Nomor SOP | ............../.............../BPBD-UMPEG/X/2023 |
| Tanggal Pembuatan | 1 Oktober 2023 | |
| Tanggal Revisi | 3 Oktober 2023 | |
| Tanggal Efektif | 5 Oktober 2023 | |
| Disahkan Oleh |
Kepala Pelaksana,
BPBD
AGUS DARMAWAN, S.Pd., M.Si
Pembina Tingkat I (IV/b)
NIP. 19790816 200312 1 008
|
|
| Nama SOP | Surat Masuk |
| Dasar Hukum: | Kualifikasi Pelaksana: | |
|
1. Peraturan Bupati Mahakam Ulu Nomor 11 Tahun 2021 Tentang Pedoman Klasifikasi Arsip dilingkungan Pemerintah Daerah.
|
1. Pendidian SLTA, D1, D2
2. Memahami Tupoksi
3. Memahami Tata Naskah Dinas
|
|
| Keterkaitan: | Perlengkapan dan Peralatan: | |
|
1. SOP Surat Keluar
2. Tata Naskah Dinas
|
1. Buku Agenda
2. Alat Tulis Kantor
3. Printer
|
|
| Peringatan: | Pencatatan dan Pendataan: | |
|
1. Apabila SOP surat masuk tidak dilajankan sesuai prosedur maka pelaksanaan administrasi surat masuk tidak dapat berjalan dengan baik.
2. Surat yang sifatnya Segera digandakan/difotocopy dan disampaikan ke Pejabat yang bersangkutan untuk pemberitahuan dan melakukan langkah persiapan.
|
1. Agenda Surat
2. Arsip Surat
|
|
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Surat Masuk
| No | Kegiatan | Pelaksana | Mutu Baku | ||||||
| Staf | Kaban | Sekretaris | Kasubbag Umum & Kepeg | Kelengkapan | Waktu | Output | Deskripsi | ||
| 1 | Menerima surat masuk dari instansi lain dan memberi lembar disposisi mencatat, dan memberi nomor dibuku agenda untuk diajukan ke Kepala Pelaksana BPBD |
|
Buku Agenda, Alat Tulis Kantor dan Printer | 5 Menit | Dokumen atau berkas dan disposisi | - | |||
| 2 | Kasubbag Umum dan Kepegawaian memberi paraf pada surat masuk |
|
Alat Tulis Kantor | 3 Menit | Dokumen atau berkas dan Disposisi | - | |||
| 3 | Surat masuk di disposisi oleh pejabat yang berwenang |
|
Alat Tulis Kantor | 3 Menit | Dokumen atau berkas dan Disposisi | - | |||
| 4 | Mendisposisi dan memberi paraf pada surat masuk |
|
Alat Tulis Kantor | 3 Menit | Dokumen atau berkas dan Disposisi | - | |||
| 5 | Menerima dan mengcopy disposisi surat masuk dari Kepala Pelaksana dan Sekretaris BPBD |
|
Printer dan Box File | 3 Menit | Dokumen atau berkas dan Disposisi | - | |||
| 6 | Mendistribusikan surat masuk sesuai disposisi pimpinan ke Kepala Bidang, Kepala Sub Bagian, dan Kasi dengan meminta paraf tanda terima. |
|
Alat Tulis Kantor dan buku tanda terima | 3 Menit | Dokumen atau berkas dan Disposisi | Terdistribusinya surat masuk | |||